Ärenden och handlingar

Kommunen hanterar handlingar och ärenden varje dag, året runt. Handlingar kan till exempel vara brev, bilder, e-post eller ljud- och filminspelningar. Ett ärende är ett samlingsbegrepp för en eller flera handlingar som ligger till grund för beslut eller andra åtgärder.

I stort sett alla handlingar som kommer in till kommunen, skickas ut eller skapas av kommunen är allmänna handlingar. Du har enligt offentlighetsprincipen rätt att ta del av allmänna handlingar som finns inom kommunen, förutom de som är sekretessbelagda. Om du vill ta del av en allmän handling är kommunen skyldig att lämna den till dig så snart som möjligt.

Diariet

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Det vanligaste sättet att registrera handlingar är genom diarieföring. Ordet diarium betyder dagbok och diarieföring innebär alltså att man för dagbok över vilka handlingar en myndighet tar emot eller upprättar.

I diariet finns det mesta av den officiella kommunikationen som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter, till exempel in- och utgående post.

Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får enligt tryckfrihetsförordningen läsas av alla. Vissa ärenden/handlingar kan undantas från offentlighet enligt offentlighets- och sekretesslagen. Det finns också regler i dataskyddsförordningen som gör att vissa personuppgifter inte kan publiceras i kommunens publika diarium. Varje nämnd i kommunen har ett diarium som sköts av registratorer.