Del 2: När du börjar arbeta

Kommunen är en offentlig organisation vilket göra att det finns en lagstiftning som var och en måste känna till, offentlighet och sekretesslagen. I denna film får du en kort, översiktlig och nödvändig information om vad som gäller när du är anställd i en kommun.

Länk till film: Offentlighet och sekretess för medarbetare i Eslövs kommun

Genom din anställning i Eslövs kommun har du tystnadsplikt rörande de uppgifter och handlingar som är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Tystnadsplikten gäller både muntliga och skriftliga uppgifter.

I vår kommun använder vi eCompanion Portal som tidsrapporteringssystem. I eCompanion ansvarar du bland annat för att registrera frånvaro. All frånvaro du känner till är viktigt att du rapporterar så snart som möjligt för att säkerställa att det hamnar på rätt månadslön.

I eCompanion kan du även se ditt schema, vilket är särskilt viktigt om du har oregelbunden arbetstid. Du kan även rapporterar in resor och eventuell ersättning.

I systemet hittar även din preliminära lönespecifikation, uppgifter om semester- och eventuellt flexsaldo.

Din arbetsplats har rutiner för hur semestern ska planeras och rutiner för sjuk- och friskanmälan, prata med din chef vad som gäller på din arbetsplats.

Utbetalning

Din lön utbetalas normalt den 27:e varje månad. Infaller den 27:e på helgen betalas lönen ut närmaste vardagen före.

Lönespecifikation

Din preliminära lönespecifikation kan du se i eCompanion Portal. Din slutgiltiga lönespecifikation hittar du på, www.sparbankenskane.se/edokument. För att kunna logga in behöver du ha BankID eller Mobilt BankID. På e-lönespecifikationen ser du även eventuella avdrag för tex fackavgift, försäkringar du gett berörd part godkännande till att dra från din lön. Denna typ av avdrag är inget som löneenheten ser, inte heller banken.

Bra att veta är att telefonnumret till din lönekonsult står på din lönespecifikation. Vid frågor om lön går det också bra att kontakta lon@eslov.se

Du kan nå eCompanion Portal via ”Mina system” på intranätet förstasida.

Du kan även klistra in adressen i din webbläsare: https://hrportal.eslov.se

Du vet väl att ditt konto och dess lösenord är en värdehandling kopplad till din anställning som du ska hantera med samma aktsamhet som koden till ditt bankkonto. Att låna ut din inloggning är som att låna ut din anställning. Det kan ställa till skada för dig som utlånare och för Eslövs kommun.

• Ditt lösenord till dator och e-post måste ha minst 12 tecken. Hela lösenordspolicyn hittar du längre ner.
• Lösenordet byts en gång per år.
• Du får en avisering i god tid innan ditt lösenord går ut. Vi rekommenderar att du då byter lösenord så snart som möjligt. Tryck Ctrl+Alt+Del och välj Ändra lösenord.
• Många verksamhetssystem omfattas av Single Sign On, SSO, vilket innebär att när du är inloggad på datorn kommer du rakt in i ditt system utan ytterligare inloggning.
• Du kan själv sätta om ett glömt lösenord under förutsättning att du förbereder det genom en av våra två lösningar för detta.

Det finns en standardmall för hur våra e-postsignaturer ska se ut när vi skickar mejl

Standardutförande av e-postsignatur i Outlook

Skriv e-postsignaturen i typsnittet Aptos, 12 punkter, svart. Lägg inte till logotypen till e-postsignaturen.

Följande uppgifter ska finnas med i signaturen:

Förnamn Efternamn
Befattning
Förvaltning/avdelning
Eslövs kommun, 241 80 Eslöv
Telefon
e-postadress
eslov.se
Läs om hur Eslövs kommun hanterar personuppgifter.

Du har automatiskt tillgång till den gemensamma skrivarkön Skrivare Eslövs kommun och den ligger förvald. Via konceptet Follow me kan du hämta utskrifter från valfri Ricohskrivare.

För att få ut dina utskrifter måste du identifiera dig. Det gör du via din tagg. Du måste alltså ha en tagg för att kunna skriva ut. Lägg taggen på skrivarens RFID-läsare (på skrivare med skärm finns den i närheten av skärmen) och följ instruktionen.

I kommunen använder vi oss av Teams, där kan du skicka meddelanden, ha röstsamtal och videomöten med kollegor och externa kontakter.

Det finns många konferens- och mötesrum i kommunens lokaler. Efterfrågan är stor på de flesta och du måste därför boka mötesrummet för att vara säker på att få plats.

Många lokaler bokas via kalendern i Outlook. Det gäller samtliga lokaler i stadshuset och lokaler på en del andra verksamhetsplatser. Vissa lokaler är tillgängliga för alla medan andra endast kan bokas av vissa verksamheter.

Du som mötesorganisatör kan bjuda in deltagare och boka konferensrum på samma gång i Outlook. Du får snabb respons och är rummet ledigt accepteras din inbjudan automatiskt. Rummet blir automatiskt avbokat om du ställer in ditt möte.

Som medarbetare hos oss har du en skyldighet att  berätta för din chef om du har en bisyssla. Chefen  bedömer sedan om din bisyssla går att kombinera med ditt vanliga arbete.

I eCompanion Portal finns ett personkort och här kan du lägga till närmast anhörig, redigera telefonnummer och adress. Personkort hittar du via Mina Sidor/Personkort.

Närmast anhörig: När du registrerar närmast anhörig i systemet har din chef samt administratör möjlighet att se uppgifterna. Du som chef ser uppgifterna via Visa/ändra. Om något motförmodan skulle inträffa dig på arbetsplatsen är det viktigt att chefen har möjlighet att kontakta dina närmaste anhöriga. Stäm av med din verksamhet hur uppgifter om närmast anhörig ska lämnas. Vi rekommenderar att detta registreras i eCompanion Portal.

Adressuppgifter: Adressuppgifterna som kan redigeras är det som finns angivet på dig i lönesystemet. Se över så du har korrekta uppgifter. Vid flytt behöver du adressändra.

Telefonnummer: Telefonnumret som kan redigeras är det som finns angivet på dig i lönesystemet. Om du även är ansluten till vakansförmedlingen är det viktigt att du, vid ändring av mobilnummer, även meddelar verksamheten ditt nya telefonnummer. Detta eftersom telefonnumret redigeras på en annan plats för utskick i vakansförmedlingen.